Det rigtige kassesystem kan blive en god investering

Som erhvervsdrivende i restaurationsbranchen skal du have et kassesystem, da det er en nødvendighed for at kunne drive en forretning og tage imod betaling. Vi ved, at mange restauratører udelukkende opfatter deres POS-system som netop et betalingssystem, og går de glip af alle de gode funktioner og muligheder, som et godt POS-system tilbyder. 

Vi vil derfor her sætte fokus på, hvordan du får det optimale ud af dit POS-system og dets funktioner, så systemet i stedet for blot at være en udgift kan betragtes som en god investering, der giver din restauration stor værdi. 

Brug penge på et POS-system

“Du skal bruge penge for at tjene penge”. 

Det er i hvert fald gældende, hvis du vil gøre dit POS-system til en indtægt. For hvis du ikke bruger penge på et godt kassesystem, vil du heller ikke få de funktioner, der gør systemet til en god investering. Derfor skal du ikke spare alt for meget, når du skal finde dit kassesystem.

Hvordan bliver kassesystemet en god investering?

Det kan virke uforståeligt, at et kassesystem, der som udgangspunkt er en nødvendig udgift, kan blive til en god investering – men det kan det faktisk. 

Et godt kassesystem indeholder nemlig et væld af nyttige funktioner, der er designede til at optimere din forretning – f.eks. ved at automatisere manuelle processer. Samtidig giver det gode kassesystem dig mulighed for at integrere mod de eksterne systemer, der også bidrager til en yderligere optimering af din restaurations arbejdsgange og processer. 

Vi vil nu gennemgå nogle de funktioner og integrationer, vi ved, giver din restauration stor værdi.

Egen take away platform

Et godt kassesystem tilbyder muligheden for at opsætte din egen take away side. Mange restaurationer sælger deres take away via tredjeparts-platforme, der typisk tager en meget høj kommission for formidlingen – helt op til 30%! Som det ser ud lige nu, så er tredjeparts-platforme svære at komme udenom, hvis man har ambitioner om at sælge en masse take away. Dog kan brugen af disse platforme godt suppleres med alternative tiltag. 

Det ligger klart, at der for restaurationer er stor værdi i at blive eksponeret på disse takeaway-platforme. Det har dog også en uhensigtsmæssig høj pris, og flere restauratører oplever, at deres profit reduceres markant. Her kan etableringen af egen take away-side via din POS-leverandør være et godt supplement. 

Take away-funktionen giver kunderne mulighed for at bestille take away direkte fra din restaurants hjemmeside, og bestillingen bliver herefter automatisk registreret på kasseterminalen og sendt til køkkenet. Her kan man med fordel overveje en POS-leverandør, der tilbyder en take away-side for et mindre, fast og månedligt beløb. Det giver helt naturligt den store gevinst, at der ikke skal betales kommission af de bestillinger, der går igennem egen side. 

Herved kan der være store penge at spare, hvis restauratøren formår at få en del af sine kunder til at bestille via egen side frem for tredjeparts-platforme. Her kan der med fordel overvejes en form for incitamentgivende tiltag, så kunderne hellere vil benytte jeres take away side end en tredjeparts-platform. Det kunne f.eks. være at tilbyde noget ekstra, have en smule billigere priser eller lignende. 

Optimer dine indkøb og formindsk madspild med intelligent varebestilling

Det er dyrt for dig at smide mad- og drikkevarer ud, men det er også dyrt at købe for småt ind.

Vi ved, at mange restauratører helt forståeligt har svært ved at vurdere, hvor meget der forventes solgt og dermed hvor meget, der skal købes ind. Det resulterer i, at mange restauratører opererer med et alt for stort bufferlager, hvis der nu skulle komme flere gæster, end ens mavefornemmelse siger. Det resulterer desværre alt for ofte i, at restauratørerne må smide uhensigtsmæssigt meget mad ud – hverken til gavn for miljø eller bundlinje. 

Det er netop her, at den intelligente varebestilling kommer ind i billedet. Systemet fungerer groft sagt på den måde, at du med én enkelt indtastning får systemet til at regne ud, hvor meget, der præcis skal købes hjem af hver enkelt råvare. Restauratøren indtaster det forventede salgsbudget for den ønskede periode, der ønskes bestilt varer hjem til. Systemet udregner herefter meget præcist, hvor meget af hver enkelt råvare, der skal bestilles hjem for at nå den givne omsætning sammenholdt med nuværende lagerstatus. Det resulterer i, at restauratørerne ikke længere behøver at operere med for store bufferlagre, der ultimativt ender med at blive smidt ud, og samtidig behøver de ikke at frygte for, at de løber tør. 

Dermed er der potentielt mange penge at spare ved at vælge en POS-leverandør, der tilbyder funktionen intelligent varebestilling, da mængden af madspild minimeres, og der bruges væsentligt færre personaletimer til bestilling af varer. 

Få mere tid til god betjening – og gæsterne vil vende tilbage

Netop brugen af færre personaletimer er en af de helt store gevinster, som et godt kassesystem giver. Det indeholder nemlig en masse forskellige funktioner, der har til hensigt at automatisere manuelle processer i restaurationen og lette arbejdsgange. Det har den effekt, at dine ansatte får mere tid til at bruge på dét, der virkelig betyder noget: at yde jeres gæster en god service. 

Brug af håndterminal til at modtage bestilling direkte ved bordet

Ved at vælge et POS-system, der tilbyder håndterminaler til modtagelse af bestillinger, giver du dine ansatte på gulvet stor værdi. Med disse terminaler kan tjeneren tage imod bestillinger direkte nede ved bordet, og madbestillingen ryger derefter direkte ud i køkkenet og drikkevarebestillingen direkte i baren. Derved slipper tjeneren for at tage imod bestilling ved bordet for derefter at skulle gå op til kassen og slå bestillingen ind. Det sparer dine ansatte for en masse dobbeltarbejde, mens det frigiver den tid, de ansatte før brugte på at pendle mellem bord og kasse, der i stedet kan bruges på at yde dine gæster god service.

Selvbetjeningsløsninger

I de senere år har forskellige former for selvbetjeningsløsninger vundet større og større indpas i restaurationsbranchen. Blandt de mest kendte og benyttede er de selvbetjeningsskærme, som typisk ses på fastfood-restauranter. Her har gæsterne mulighed for selv at foretage deres bestilling og tilpasse den efter eget ønske og efterfølgende gennemføre betaling. Derved skal gæsten kun betjenes, når denne skal have sin mad. Det er dog ikke den optimale løsning for traditionelle restauranter, men heldigvis der alternativer.

Især selvbetjeningsløsningen, hvor gæsten via QR-kode og/eller en app på egen telefon, nyder stor popularitet blandt restaurationer og gæster. Det fungerer typisk på den måde, at gæsterne scanner en QR-kode med deres telefon og herefter får adgang til restaurationens digitale menukort, hvor de har mulighed for at foretage deres bestilling, som derefter ryger direkte ind i POS-systemet. 

Det medvirker til, at tjenerne har mere tid til at yde en god service, og samtidig forhindrer det gæsterne i at sidde og vente på at få kontakt til en travl tjener for at kunne gennemføre deres bestilling. Det fungerer nærmest på samme måde, som hvis gæsten skulle bestille take away.

Integration til regnskabssystem

Som tidligere nævnt er der med et godt kassesystem også mulighed for at integrere systemet mod eksterne systemer, der alle giver din restauration ekstra værdi. Der kan f.eks. være tale om bordbooking-, økonomi-, vagtplan og lønsystemer. 

Alle disse systemer tilbyder dig god værdi, men da systemerne naturligvis ikke gratis at bruge, pålægges der en meromkostning. Denne meromkostning er næsten altid rigtig godt givet ud, men vi har erfaret, at muligheden for at integrere dit kassesystem til dit regnskabssystem er dér, hvor der for restauratøren skabes den største værdi. 

Her overføres dit salg direkte fra dit kassesystem til dit regnskab med kun et par klik. Det er derfor nemmere end nogensinde før at bogføre dine salg, og du sparer derfor en masse tid ved ikke at skulle foretage bogføring manuelt – og minimerer samtidig risikoen for fejl væsentligt. 

Der findes flere integrationsmuligheder, end vi har behandlet her, og vi opfordrer dig til at gå på opdagelse i, hvilke integrationer, der kan give netop din restauration værdi. Hvis du f.eks. bruger meget tid på at administrere bordplan, kan du med fordel overveje at integrere dit POS-system med et bordbookingsystem som f.eks. DinnerBooking, easyTableBooking eller BookEtBord.

Koncernløsning – til dig med flere forretninger

Som en lille ekstra bonus til de restaurationer, der har mere end én forretning, tilbyder et godt POS-system også muligheden for at tilkoble et HQ-modul – dog typisk mod en mindre betaling. HQ-modulet giver dig det totale overblik over alle dine forretninger, og det sikrer samtidig, at hvis der skal foretages ændringer i menuen (f.eks. hvis der arbejdes med sæsonmenuer, månedens burger eller lign.), så er det muligt at ændre det for alle forretningerne på én gang, i stedet for at skulle ændre det ved hver eneste forretning. 

Dette er derfor ikke anvendeligt for restaurationer af alle typer og størrelse, men giver udelukkende mening, hvis du har mindst 2 forretninger. 

Hvad kræver det af dig? 

Hvis du vil gøre dit POS-system til en god investering, er der nogle ting, du skal være særligt opmærksom på. Men hvem vil ikke gerne gøre en nødvendig udgift til en god investering?

Vi har herunder listet 3 ting, du skal gøre, hvis POS-systemet skal blive en god investering:

1. Betal hellere et par hundrede kroner mere om måneden og få et POS-system, der indeholder de funktioner og integrationer, der giver din restauration stor værdi. Det tjener sig hjem.
2. Skab et overblik over, hvilke optimerende POS-funktioner, der er relevant for netop dig – der er mange flere, end vi har nævnt her. Og brug dem!
3. Find ud af, hvilke integrationer, din restaurant har behov for, så driften kan optimeres yderligere – fx om I vil få gavn af et bordbookingsystem.