So wählen Sie das richtige Kassensystem

Ein gutes Kassensystem – auch POS-System genannt – ist das A und O für den Betrieb eines gut funktionierenden Restaurants, einer Bar oder eines Cafés. Daher spielt es eine entscheidende Rolle, für welches System Sie sich entscheiden. Wir kommen hier mit guten Ratschlägen, worauf Sie bei der Auswahl achten sollten. Kassensysteme gibt es mit unterschiedlichen Funktionen, Benutzeroberflächen, Integrationsmöglichkeiten und Preisstufen. Daher ist es wichtig zu klären, welche Bedürfnisse Sie an Ihr Kassensystem haben, um das richtige für Sie und Ihr Restaurant auswählen zu können.

Wir haben 5 Fragen zusammengestellt, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie beurteilen müssen, welches Kassensystem Ihren Anforderungen entspricht:

• Welche Funktionen benötige ich?
• Welche Bezahl- und Handheld-Terminals benötige ich?
• Welche Integrationen benötige ich?
• Wieviel Geld möchte ich ausgeben?
• Welche Unterstützung benötige ich?

Funktionen

Kassensysteme gibt es mit einer Vielzahl unterschiedlicher und nützlicher Funktionen, aber nicht alle sind für alle Restaurants gleichermaßen relevant. Daher ist es wichtig, dass Sie zunächst genau herausfinden, welche Funktionen Sie benötigen, damit Ihr Restaurant wie gewünscht funktioniert. Wir wissen, dass dies eine Herausforderung sein kann und deshalb haben wir hier einige der grundlegendsten Funktionen zusammengestellt, von denen wir wissen, dass sie für den optimalen Betrieb Ihres Restaurants grundlegend sind – unabhängig von Größe und Typ.

Offline-Funktionen

Die einfachste und grundlegendste Funktion, die Sie in Ihrem Kassensystem benötigen, ist eine Offline-Funktion, damit das Kassensystem auch dann funktioniert, wenn das Internet nicht funktioniert.
Wir alle wissen, dass eine Internetverbindung eine unkalkulierbarerEinheit sein kann, und wenn das Internet plötzlich ausfällt und Ihr Kassensystem keine Offline-Funktion hat, können Gäste nicht bezahlen und Sie verlieren Einnahmen. Das ist natürlich nicht optimal, und deshalb ist es wichtig, ein System zu haben, das auch funktioniert, ohne dass die Internetverbindung ständig stabil ist.

Automatische Lagerverwaltung

Ein weiteres sehr wertvolles Feature ist die integrierte Bestandsverwaltung. Hier ist es möglich, Ihr Lager mit Ihrem Kassensystem zu integrieren, sodass Sie jederzeit den Überblick über den Lagerstatus und den Bestand behalten können. Hier wird Ihr Lagerbestand laufend aktualisiert, wenn die Ware verkauft wird. Es liefert Ihnen wertvolle Daten, an denen Sie Ihre Einkäufe auch nach dem Verkauf anpassen können. Hier kann auch für jedes einzelne Produkt ein Mindestbestand festgelegt werden, damit Sie benachrichtigt werden, wenn es an der Zeit ist, das betreffende Produkt zu bestellen. Gleichzeitig minimieren Sie das Risiko, dass Ihnen das Essen ausgeht und der Gast vergeblich nach etwas auf der Speisekarte fragt.

Andere Funktionen

In Ihrem Kassensystem sind viele verschiedene Funktionen möglich, die alle darauf abzielen, Ihren Betrieb zu optimieren und Ihre Gäste glücklich zu machen. Hier haben wir uns bisher mit den beiden wesentlichsten Funktionen befasst, aber auch andere Funktionen können Ihrem Restaurant einen großen Mehrwert verleihen.

Self-Order-Lösung

Wir haben erfahren, dass zu den am häufigsten nachgefragten Funktionen Self-Service-Lösungen gehören, bei denen die Bestellung per QR-Code und digitale Menükarten in letzter Zeit stark an Bedeutung gewonnen haben. Hier hat der Gast die Möglichkeit, Speisen und Getränke über sein eigenes Telefon selbst zu bestellen.

Geschenk-, Mitarbeiter- und Treuekarten

Sehr beliebt ist auch die Funktion zur Ausgabe von Geschenkkarten. Die Funktion kann auch für die Ausgabe anderer Kartentypen verwendet werden, wie z.B Kundenkarte und Mitarbeiterkarte.

Auswahl der Terminals

Bei der Auswahl eines POS-Systems ist es wichtig, dass es möglich ist, mehrere Arten von Terminals für die Zahlung und die allgemeine Gästeabwicklung zu verbinden. Hier müssen Sie sich zunächst darüber im Klaren sein, dass es typischerweise zwei Arten von Terminals gibt; Zahlungsterminals und Handheld-Terminals. Hier können Sie verschiedene Arten von Terminals kombinieren, um unterschiedliche Bedürfnisse abzudecken.

Zahlungsterminals

Wenn Sie klären müssen, welche Art von Zahlungsterminal Sie benötigen, müssen Sie abwägen, ob Ihr Zahlungsterminal in Ihr Kassensystem integriert werden soll oder ob es ein Handheld sein soll. Es gibt einen großen Unterschied, für welchen Zweck die verschiedenen Terminals am besten geeignet sind. Hier sehen wir uns die zwei Arten von Terminals an, die Sie an Ihr POS-System anschließen können.

Arten von Zahlungsterminals

Dabei wird der Betrag direkt vom Kassensystem an das Bezahlterminal übertragen. Dadurch entfallen menschliche Fehler im Bezahlvorgang, da der Kellner den Betrag nicht manuell am Bezahlterminal eingeben muss und Tippfehler somit kein Risiko mehr darstellen. Außerdem wird das Zahlungsterminal beim Zurücksetzen des Kassensystems automatisch abgeglichen. Das Endgerät ist jedoch nicht tragbar.

Handheld-Zahlungsterminal

Mit einem Handheld-Terminal erhalten Sie eine portable Alternative. Dieser Typ ist jedoch nicht mit dem Kassensystem integriert, sodass der Kellner den Betrag selbst am Terminal eingeben muss. Andererseits kann man jetzt am Tisch des Gastes bezahlen, das Terminal eignet sich daher auch besonders gut für die Abwicklung von Außengastronomie, und der Gast muss zum Bezahlen nicht anstehen.

Handterminal

Als Ergänzung zu Zahlungsterminals sind verschiedene Arten von Handheld-Terminals erhältlich. Diese eignen sich zur Optimierung der Arbeitsabläufe der Mitarbeiter. Hier gibt es z.B. Möglichkeit, Bestellungen direkt am Tisch entgegenzunehmen, und sofort werden die Bestellung der Getränke direkt an die Bar und die Bestellungen der Speisen direkt in die Küche geschickt. Gleichzeitig bietet das Handterminal dem Personal eine einfache Möglichkeit, Tischreservierungen vorzunehmen und die Tischrechnung auf einzelne Sitzplätze aufzuteilen.

Möchten Sie alles in einem Gerät erledigen können?

Wenn Sie alles in einem Gerät erledigen möchten, besteht die Möglichkeit, ein mobiles Kassensystem zu erwerben. Es ist eine etwas teurere Lösung, aber dann bekommt man auch das Beste aus beiden Welten und benötigt gleichzeitig kein reguläres stationäres Kassensystem. Das mobile Kassensystem regelt alles.

• Bondrucker, Kassensystem und Bezahlterminal in einer kompakten Lösung.
• Verbessert die Arbeitsabläufe Ihrer Mitarbeiter und bietet Ihren Gästen ein besseres Erlebnis.

Integrationen

Hier in der Gastronomie sind insbesondere Integrationen für Buchhaltung, Schichtplanung, Gehaltsabrechnung und Tischreservierungssysteme gefragt, aber auch Integrationen für z.B. Barmanagement-Steuerungen und Kellnerrufsysteme sind gefragt. Verschaffen Sie sich hier einen schnellen Überblick.

Buchhaltungssystem

Die Integration ermöglicht es, Ihre Umsätze aus Ihrem Kassensystem direkt in Ihr Buchhaltungssystem zu übertragen.

Finden Sie hier Beispiele für Buchhaltungssysteme.

Tischreservierungssystem

Ermöglicht es Ihnen, Tische systemübergreifend zu öffnen und zu schließen und einen vollständigen Überblick über die Tische zu erhalten.

Finden Sie hier Beispiele für Tischreservierungssysteme.

Dienstplansystem

Übertragen Sie den Umsatz direkt in das Dienstplansystem und berechnen Sie den Gehaltsprozentsatz für den gesamten Betrieb.

Finden Sie hier Beispiele für Dienstplansysteme.

Lohnsystem

Checken Sie am Kassenterminal ein und aus und übertragen Sie die erfassten Stunden der Mitarbeiter in das Lohnsystem.

Finden Sie hier Beispiele für Lohnsysteme.

Andere Integrationen

Neben den am häufigsten verwendeten Integrationen, denen wir auf der vorherigen Seite begegnet sind, gibt es natürlich noch viele andere, die ebenfalls einen großen Mehrwert für Ihr Restaurant schaffen können. Wir verzeichnen eine verstärkte Nachfrage nach Integrationen für Kellnerrufsysteme und Barmanagement-Steuerungssysteme, auf die wir einen kleinen Einblick geben werden.

Kellnerrufsystem

Das Kellnerrufsystem benachrichtigt den Kellner sofort, wenn eine Bestellung fertig ist. Dies führt zu einer Optimierung der Speisenqualität, des Gästeservices und der Effizienz des Personals. Eine Integration zum POS sorgt dafür, dass die Küche auf einfachste Weise mit den Kellnern in Kontakt treten kann.

Bar Management

Ein Bar-Management-Steuerungssystem ist ein Verwaltungs- und Berichtssystem für alle Arten von Getränken: Bier, Softdrinks, Wein und Spirituosen usw. Eine Integration für POS sorgt nicht nur für eine zusätzliche Einsparung bei diesen Produkten, sondern steigert auch den Alkoholverkauf und spart Inventurstunden ein.

Mit Blick aufs Budget

Natürlich ist es ratsam, ein Kassensystem zu wählen, das alle Ihre Anforderungen erfüllt, aber alles hat auch seinen Preis. Daher müssen Sie sich überlegen, wie viel und wie Sie Ihr Kassensystem bezahlen möchten.
Unsere Empfehlung ist, dass Sie für ein gutes System, das zu Ihnen und Ihren Bedürfnissen passt, etwas mehr bezahlen, da es sich bezahlt macht. Unter anderem durch die Optimierung und Automatisierung von Prozessen und Arbeitsabläufen sowie die Minimierung menschlicher Fehler. Auf diese Weise kann die notwendige Ausgabe, die ein Kassensystem letztendlich mit sich bringt, sogar als Investition betrachtet werden.

Preisstruktur

Bei den Kosten für Ihr Kassensystem finden Sie am häufigsten eine einmalige Zahlung für die Ausstattung und eine monatliche Festzahlung für die Nutzung des Systems. Dieser Preis beinhaltet in der Regel auch Service- und Software-Updates. Hier sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass manche POS-Anbieter eine Transaktionsgebühr pro Kasse erheben Transaktion von typischerweise 1-2 Prozent inklusive Einlösung, hat aber andererseits einen niedrigen Preis für Hardware und Abonnement für Software.

Was bedeutet Einlösung?

Die Einlösungsvereinbarung ist eine Vereinbarung zwischen Ihrem Unternehmen und einem Einlöser wie Nets, Bambora oder Swedbank. Die Aufgabe des Einlösers besteht darin, die Transaktionen einzulösen, die Ihr Unternehmen mit verschiedenen Zahlungskarten erhält.
Die Preise der verschiedenen Ànbieter sind sehr unterschiedlich. Sie zahlen eine Gebühr für den Acquirer, um die Transaktionen abzuwickeln, und die Gebühr variiert je nachdem, welcher Kartentyp am Zahlungsterminal im Geschäft verwendet wird.

Wenn Sie sich eingehender damit befassen möchten, was Einlösen ist und welche Bedeutung es für Ihr Restaurant hat, haben wir hier einen ausführlicheren Artikel zum Thema Einlösen vorbereitet.

Support

Der Support ist ein oft übersehener Parameter, wenn Gastronomen sich für ein Kassensystem entscheiden müssen. Denn ist der Support beim Anbieter im Preis inbegriffen oder handelt es sich um eine Zusatzleistung? Und innerhalb welchem Zeitraum kann der Support angerufen werden?
Wenn Sie ein Restaurant, eine Bar oder ein Café betreiben, fallen große Teile Ihres Umsatzes abends an – oder sogar nachts. Wenn das System zusammenbricht, wo der Umsatz am höchsten ist, funktioniert es nicht, dass der Support nur bis um 16:30 Uhr gewährleistet ist. Zudem kann es von Vorteil sein, einen Anbieter zu wählen, der auch außerhalb der normalen Öffnungszeiten Support anbietet. Dies bieten mehrere POS-Anbieter an, aber einige haben kostenlosen und unbegrenzten Support rund um die Uhr, während andere kostenpflichtigen erweiterten Support bieten.

Vorarbeit leisten

Wenn Sie sich genau überlegt haben, was Ihr Kassensystem können soll, wie es funktionieren soll und was es kosten soll, dann sind Sie mittendrin. Wir hoffen, dass Sie gelernt haben, wie man das richtige Kassensystem auswählt, und dass wir Sie zum Nachdenken angeregt haben – und Ihnen vielleicht sogar den Mut gegeben haben, weiter zu forschen. Eine gründliche Vorarbeit ist die halbe Miete und kann für Sie entscheidend sein, damit Sie beim ersten Mal die richtige Wahl treffen!