Sådan vælger du det rigtige kassesystem

Et godt kassesystem – også kaldet et POS-system – er alfa og omega for at drive en velfungerende restaurant, bar eller cafe, og derfor er det ikke ligegyldigt, hvilket system du vælger. Men mulighederne er mange, og det kan være svært at vurdere, hvad der er rigtigt for lige præcis dig og din restauration. Derfor kommer vi her med gode råd til, hvordan du vælger det helt rigtige kassesystem. 

Afdæk dine behov

POS-systemer kommer med forskellige funktioner, brugerflader og prisniveauer. Det er derfor vigtigt at få klarlagt, hvilke behov du har til dit kassesystem for at kunne vælge det system, der lige præcis netop dig.

Vi har samlet 4 spørgsmål, du kan tage stilling til, når du skal vurdere dine behov:

  1. Hvilke funktioner har jeg brug for?
  2. Hvilke betalings- og håndterminaler har jeg brug for?
  3. Hvilke supplerende systemer har jeg brug for, at mit kassesystem integrerer med?
  4. Hvor meget vil jeg betale?

Funktioner

Et kassesystem med offline-funktion er vigtigt at have

Den mest basale og fundamentale funktion, som du har brug for i dit kassesystem, er en offline-funktion, så kassesystemet fungerer, selv når internettet driller. Vi kender alle til, at en internetforbindelse kan være en utilregnelig størrelse, og hvis internettet pludselig svigter, og dit kassesystem ikke har en offline-funktion, har gæsterne ikke mulighed for at betale, og du vil miste omsætning. Det er naturligvis ikke optimalt, og derfor er det vigtigt at have et system, der også fungerer uden, at internetforbindelsen konstant er stabil.

Integreret lagerstyringsfunktion giver værdifuldt overblik

En anden meget værdifuld funktion er integreret lagerstyring. Her er det muligt at integrere dit lager med dit POS-system, så det altid er muligt at holde styr på lagerstatus og lagerbeholdning. Her vil din lagerstatus hele tiden opdateres i takt med, at varerne bliver solgt. Det giver dig værdifulde data, hvor du samtidig kan justere dine indkøb efter salget. Her kan der også sættes et minimumslager op på hvert enkelt produkt, så du får besked om, at det er tid til at bestille den pågældende vare. Så minimerer du samtidig risikoen for at løbe tør, og at gæsten spørger forgæves efter noget på menuen.

Andre funktioner

Der er mulighed for et væld af forskellige funktioner i dit POS-system, der alle har til hensigt at optimere din drift og gøre dine gæster glade. Her har vi indtil videre behandlet de to mest essentielle, men andre funktioner kan også give din restauration stor værdi. 

Vi har erfaret, at blandt de mest efterspurgte funktioner findes selvbetjeningsløsninger, hvor især bestilling via QR-kode og digitalt menukort har vundet stort indpas på det seneste. Her har gæsten mulighed for selv at bestille mad og drikke via deres egen telefon. 

Også funktionen til udstedelse af digitale gavekort nyder stor popularitet, men sådan kunne vi blive ved. Her har vi sat fokus på de mest basale funktioner, som vi også vurderer som værende et ’must have’, men vi opfordrer dig til selv at gå på yderligere opdagelse i de funktioner, et POS-system kan indeholde.

Det rigtige valg af terminaler sikrer smidige processer

Betalingsterminal

Når du skal klarlægge, hvilken type af betalingsterminal – i folkemunde også kendt som en dankortterminal – du har behov for, skal du vurdere, om du ønsker, at din betalingsterminal er integreret med dit POS-system, eller om den skal være håndholdt.

At terminalen er integreret giver flere fordele. Blandt de mest nævneværdige er, at ved betaling overføres beløbet direkte fra kassesystemet til betalingsterminalen. Derved elimineres de menneskelige fejl i betalingsprocessen, da tjeneren ikke manuelt skal slå beløbet ind på betalingsterminalen, og fejltastninger derfor ikke længere er en risiko. Derudover afstemmes betalingsterminalen automatisk, når kassesystemet nulstilles. 

Ulempen ved en integreret betalingsterminal er, at terminalen er kablet til kassesystemet og derfor ikke portabel. Det betyder, at hvis du udelukkende har en integreret betalingsterminal, har du ikke mulighed for at tage imod betaling direkte ved gæstens bord. Her kommer den håndholdte betalingsterminal i spil. Den er nemlig portabel, og derfor også særdeles velegnet, hvis du f.eks. har udeservering. Denne type af terminal bidrager bl.a. til en smidig betalingsproces for gæsten, da gæsten ikke behøver stå i kø i baren for at betale. 

Håndterminal

Som supplement til betalingsterminaler fås flere typer af håndterminaler. Disse er velegnet til optimering af personalets arbejdsgange. Her er der f.eks. mulighed for at tage imod bestillinger direkte ved bordet, og med det samme sendes drikkevarerne direkte til baren og maden direkte til køkkenet. Samtidig giver håndterminalen personalet en nem mulighed for at håndtere bordreservationer og mulighed for at splitte bordregningen ned på enkeltseatings. 

Vil du gerne kunne det hele i én enhed?

Hvis du ønsker at kunne alt ovenstående i én enhed, så er der mulighed for at anskaffe et mobilt kassesystem. Det er en noget dyrere løsning, men så får du også det bedste fra begge verdener, og samtidig behøver du ikke et almindeligt stationært kassesystem – det mobile kassesystem klarer nemlig alt.

Nødvendige integrationer

Det næste, som du skal have afklaret, er hvilke eksterne systemer – hvis nogen – du har behov for, at dit kassesystem integreres mod. Her i restaurationsbranchen efterspørges især integrationer til regnskab-, vagtplan-, løn- og bordbookingsystem, men også integrationer til f.eks. bar management control systemer og tjenerkaldesystemer er efterspurgte.

Hvis du har en foretrukken udbyder af f.eks. bordbookingsystem, er det vigtigt, at dit ønskede kassesystem integrerer med bordbookingsystemet. Det betyder, at systemerne snakker sammen, og du eller dit personale slipper for at skulle indtaste det samme i flere systemer.

Det er selvfølgelig også muligt at udskifte sit foretrukne bordbookingsystem med et system fra en konkurrerende udbyder, hvis denne integreres med det ønskede POS-system. Vores erfaring er dog, at det især for personale kan virke uoverskueligt at skifte for meget på én gang, hvorfor det anbefales at vælge en POS-udbyder, der integrerer med dine foretrukne eksterne systemer. 

Har du ikke nogle foretrukne udbydere af supplerende systemer, kan du altid høre lidt rundt i branchen og danne dig et overblik over, hvilke supplerende systemer, der foretrækkes, og derefter sikre dig, at POS-udbyderen har integrationen på plads. 

Med øje for budgettet

Det er selvfølgelig klogt at vælge et kassesystem, som opfylder alle dine behov, men alt har også en pris. Derfor skal du gøre dig overvejelser om, hvor meget og hvordan du vil betale for dit kassesystem.

Vores anbefaling er, at du betaler lidt mere for et godt system, der passer til dig og dine behov, da det vil tjene sig selv ind igen. Blandt andet ved at optimere og automatisere processer og arbejdsgange og minimering af menneskelige fejl. På den måde kan den nødvendige udgift – som et kassesystem jo trods alt er – måske endda betragtes som en investering.

Af udgifter til dit kassesystem finder du oftest en engangsbetaling for udstyret og en fast månedlig betaling for at bruge systemet. Med i den pris er ofte også service og softwareopdateringer. Her skal du være opmærksom på, at nogle POS-udbydere tager et transaktionsgebyr pr. transaktion på typisk 1-2 procent inklusiv indløsning, men har så til gengæld en lav pris på hardware og abonnement på software.

Hvad er indløsning?

Når man vælger sin betalingsløsning, skal man også have koblet en indløsningsaftale på. Indløsning er en jungle at finde hoved og hale i, men vi vil forsøge at gøre det lidt mere spiseligt her.  

Indløsningsaftalen er en aftale mellem jeres forretning og en indløser, som eksempelvis Nets, Bambora eller Swedbank. Indløserens opgave består i at indløse de transaktioner som jeres forretning modtager med forskellige betalingskort. Der findes to typer af indløsningsaftaler; enten til fysisk handel eller til online handel, hvis man eksempelvis har en webshop. Vi fokuserer her på den fysiske indløsningsaftale.  

En fysisk indløsningsaftale er en bagvedliggende aftale, som kigger ind de korttyper, I ønsker at kunne tage imod i jeres fysiske forretning – i dette tilfælde jeres restauration. Dette dækker bl.a. over Visa, Mastercard og udenlandske kort. Ønsker man at kunne tage imod Dankort, skal man have en indløsningsaftale hos NETS.

Priserne hos de forskellige indløsere er meget forskellige. Man betaler et gebyr for at indløseren håndterer transaktionerne, og gebyret varierer afhængig af hvilken korttype, der bliver benyttet på betalingsterminalen i forretningen. Altså eksempelvis om der bliver betalt med Dankort, Visa, Mastercard eller udenlandske kort. Her varierer prisen også, hvor indløsningsaftalen på Dankort typisk er den billigste, og indløsningsaftalen på udenlandske kort typisk er den dyreste. Indløsningsaftalen kan enten være baseret på et fast, månedligt beløb eller som en procentuel transaktionsomkostning pr. transaktion. 

Nogle POS-leverandører tilbyder også deres egne indløsningsaftaler. Fordelen ved at vælge en POS-leverandør med egen indløsning er naturligvis, at man selv slipper for at sætte sig yderligere ind i sagen og overlader det til POS-leverandøren. Her skal man dog være opmærksom på, at der kan forekomme et ekstra gebyr for formidlingen af indløsningen, og den samlede transaktionsomkostning pr. transaktion vil derfor være noget højere, end hvis man selv laver indløsningsaftalen direkte med indløseren.

Andre POS leverandører tilbyder ikke deres egen indløsning, men benytter derimod den indløsningsaftale, som I selv har valgt. På den måde får man typisk den bedste aftale til sin forretning. 

Vores anbefaling er, at man undersøger det samlede transaktionsgebyr pr. transaktion hos nogle forskellige indløsere og finder ud af, hvad der passer bedst til ens forretning, og at man en gang om året reviderer, om man befinder sig hos den rigtige indløser.

Til sidst skal det nævnes, at nogle POS-udbydere tilbyder den særskilte service at formidle en indløsningsaftale uden at der kommer et ekstra transaktionsgebyr oveni. Derfor anbefaler vi også, at du altid hører, hvilke muligheder POS-leverandørerne har for at formidle indløsningsaftale, da der i så fald typisk vil kunne opnås en bedre pris, end hvis du selv går direkte til indløseren. 

Tilgængelig support kan spare dig for både tid og penge

Nu vi er ved service, er det også et vigtigt parameter, når du skal vælge dit kassesystem. For har udbyderen support med i prisen – eller er det et tilkøb? Og indenfor hvilken tidsramme?

Hvis du driver restaurant, bar eller café, vil store dele af din omsætning være om aftenen – eller sågar om natten. Går systemet i stykker, hvor omsætningen er højest, dur det ikke, at supporten kun varer til kl. 16.30. Hertil kan det være en fordel at vælge en udbyder, der tilbyder support uden for normale åbningstider. Det tilbyder de fleste POS-udbydere, men nogle har gratis og ubegrænset support i alle døgnets timer alle årets dage, mens andre tilbyder betalt udvidet support. 

Gør dit forarbejde og vælg rigtigt første gang

Hvis du har gjort dig grundige tanker omkring, hvad dit kassesystem skal kunne, hvordan det skal fungere, og hvad det skal koste, så er du langt i processen. 

Vi håber, at du er blevet klogere på, hvordan du får valgt det rigtige kassesystem, og at vi har inspireret dig til at gøre dig overvejelser omkring det.
For et grundigt forarbejde er det halve arbejde og kan være afgørende for, at du vælger rigtigt første gang! 

10. november 2021 · Skrevet af Jens-Kristian

Tilmeld dig vores nyhedsbrev