Sådan vælger du det rigtige kassesystem

Et godt kassesystem – også kaldet et POS-system – er alfa og omega for at drive en velfungerende restaurant, bar eller cafe. Derfor er det ikke ligegyldigt, hvilket system du vælger. Vi kommer her med gode råd til, hvad du skal være opmærksom på, når der skal vælges. POS-systemer kommer nemlig med forskellige funktioner, brugerflader, muligheder for integrationer og prisniveauer. Det er derfor vigtigt at få klarlagt, hvilke behov du har til dit kassesystem for at kunne vælge det helt rigtige for netop dig og din restauration.

Vi har samlet 5 spørgsmål, du skal tage stilling til, når du skal vurdere hvilket kassesystem, der passer til dine behov: 

• Hvilke funktioner har jeg brug for?
• Hvilke betalings- og håndterminaler har jeg brug for?
• Hvilke integrationer har jeg brug for?
• Hvor meget vil jeg betale?
• Hvilken grad af support har jeg brug for?

Funktioner

Kassesystemer fås med et væld af forskellige og brugbare funktioner, men ikke alle har lige stor relevans for alle restaurationer. Det er derfor vigtigt, at du starter med at finde ud af, præcis hvilke funktioner du har brug for, for at din restauration fungerer som ønsket. Vi ved, at det kan være en udfordring, og vi har derfor her samlet nogle af de mest basale funktioner, som vi ved er fundamentale for en optimal drift af din restauration – uanset størrelse og type.

Offline-funktion

Den mest basale og fundamentale funktion, som du har brug for i dit kassesystem, er en offline-funktion, så kassesystemet fungerer, selv når internettet driller.
Vi kender alle til, at en internetforbindelse kan være en utilregnelig størrelse, og hvis internettet pludselig svigter, og dit kassesystem ikke har en offline-funktion, har gæsterne ikke mulighed for at betale, og du vil miste omsætning. Det er naturligvis ikke optimalt, og derfor er det vigtigt at have et system, der også fungerer uden, at internetforbindelsen konstant er stabil.

Automatisk lagerstyring

En anden meget værdifuld funktion er integreret lagerstyring. Her er det muligt at integrere dit lager med dit POS-system, så det altid er muligt at holde styr på lagerstatus og lagerbeholdning. Her vil din lagerstatus hele tiden opdateres i takt med, at varerne bliver solgt. Det giver dig værdifulde data, hvor du samtidig kan justere dine indkøb efter salget. Her kan der også sættes et minimumslager op på hvert enkelt produkt, så du får besked om, at det er tid til at bestille den pågældende vare. Så minimerer du samtidig risikoen for at løbe tør, og at gæsten spørger forgæves efter noget på menuen.

Andre funktioner

Der er mulighed for en masse forskellige funktioner i dit POS system, der alle har til hensigt at optimere din drift og gøre dine gæster glade. Her har vi indtil videre behandlet de to mest essentielle, men andre funktioner kan også give din restauration stor værdi.

Selvbestillingsløsning

Vi har erfaret, at blandt de mest efterspurgte funktioner findes selvbetjeningsløsninger, hvor især bestilling via QR-kode og digitalt menukort har vundet stort indpas på det seneste. Her har gæsten mulighed for selv at bestille mad og drikke via deres egen telefon.

Gave-, personale- og loyalitetskort

Også funktionen til udstedelse af gavekort nyder stor popularitet. Funktionen kan også bruges til udstedelse af andre slags kort som f.eks. loyalitetskort og medarbejderkort.

Valg af terminaler

Når der skal vælges et POS-system, er det vigtigt, at der er mulighed for at tilknytte flere typer af terminaler til betaling og generel gæstehåndtering. Her skal du først og fremmest være opmærksom på, at der typisk skelnes mellem to typer af terminaler; betalingsterminaler og håndterminaler. Her kan du kombinere forskellige typer af terminaler til at dække forskellige behov.

Betalingsterminal

Når du skal klarlægge, hvilken type af betalingsterminal – i folkemunde også kendt som en dankortterminal – du har behov for, skal du vurdere, om du ønsker, at din betalingsterminal er integreret med dit POS-system, eller om den skal være hånd holdt. Der er nemlig stor forskel på, hvilket formål, de forskellige terminaler er bedst egnede til. Vi vil her vende de to typer af terminaler, som du har mulighed for at tilkoble dit kassesystem.

Typer af betalingsterminaler

Her overføres beløbet direkte fra kassesystemet til betalingsterminalen. Derved elimineres de menneskelige fejl i betalingsprocessen, da tjeneren ikke manuelt skal slå beløbet ind på betalingsterminalen, og fejltastninger derfor ikke længere er en risiko. Derudover afstemmes betalingsterminalen automatisk, når kassesystemet nulstilles. Terminalen er dog ikke portabel.

Håndholdt betalingsterminal

Med en håndholdt terminal får du et portabelt alternativ. Denne type er dog ikke integreret med POS-systemet, og tjeneren skal derfor selv indtaste beløbet på terminalen. Derimod kan du nu tage betaling nede ved gæstens bord, og terminalen er derfor også særdeles velegnet til at håndtere udeservering, og gæsten behøver ikke at stå i kø for at betale.

Håndterminal

Som supplement til betalingsterminaler fås flere typer af håndterminaler. Disse er velegnet til optimering af personalets arbejdsgange. Her er der f.eks. mulighed for at tage imod bestillinger direkte ved bordet, og med det samme sendes drikkevarerne direkte til baren og maden direkte til køkkenet. Samtidig giver håndterminalen personalet en nem mulighed for at håndtere bordreservationer og mulighed for at splitte bordregningen ned på enkeltseatings.

Vil du gerne kunne det hele i én enhed?

Hvis du ønsker at kunne alt i én enhed, så er der mulighed for at anskaffe et mobilt kassesystem. Det er en noget dyrere løsning, men så får du også det bedste fra begge verdener, og samtidig behøver du ikke et almindeligt stationært kassesystem. Det mobile kassesystem klarer nemlig alt.

• Bonprinter, kassesystem og betalingsterminal i én kompakt løsning.
• Forbedrer dine ansattes arbejdsgange og giver dine gæster en bedre oplevelse.

Integrationer

Her i restaurationsbranchen efterspørges især integrationer til regnskab-, vagtplan-, løn- og bordbookingsystem, men også integrationer til f.eks. bar management control systemer og tjenerkaldesystemer er efterspurgte. Få et hurtigt overblik her.

Regnskabssystem

Integrationen gør det muligt at overføre dit salg fra dit POS system direkte over i dit regnskabssystem.

Find eksempler på regnskabssystemer her.

Bordbookingsystem

Giver mulighed for at åbne og lukke borde på tværs af systemerne og få fuldt overblik over bordene.

Find eksempler på bordbookingsystemer her.

Vagtplansystem

Overfør omsætningen direkte til vagtplansystemet og udregn lønprocent for hele forretningen.

Find eksempler på vagtplansystemer her.

Lønsystem

Check ind og ud på kasseterminalen og overfør medarbejdernes registrerede timer til lønsystemet.

Find eksempler på lønsystemer her.

Andre integrationer

Udover de mest benyttede integrationer, som vi kom omkring på forrige side, er der selvfølgelig en masse andre, der også kan skabe stor værdi for din restauration. Vi oplever en forøget efterspørgsel efter integrationer til tjenerkaldesystemer og bar management kontrolsystemer, som vi vil give et lille indblik i.

Tjenerkaldesystem

Et tjenerkaldesystem giver øjeblikkeligt besked til tjeneren, når der er en ordrer klar. Det medfører en optimering af fødevarekvalitet, gæsteservice samt personalets effektivitet. En integration til POS sørger for, at køkkenet på nemmeste vis kan komme i kontakt med tjenerne.

Bar Management

Et bar management kontrolsystem er et styrings- og rapporteringssystem for alle typer drikkevarer: øl, postmix, vin og spiritus m.v. En integration til POS sikrer bl.a. en ekstra besparelse på disse produkter, men forøger også spiritussalget og sparer lægeroptællingstimer.

Med øje for budgettet

Det er selvfølgelig klogt at vælge et kassesystem, som opfylder alle dine behov, men alt har også en pris. Derfor skal du gøre dig overvejelser om, hvor meget og hvordan du vil betale for dit kassesystem.
Vores anbefaling er, at du betaler lidt mere for et godt system, der passer til dig og dine behov, da det vil tjene sig selv ind igen. Blandt andet ved at optimere og automatisere processer og arbejdsgange og minimere menneskelige fejl. På den måde kan den nødvendige udgift, som et kassesystem jo trods alt er, måske endda betragtes som en investering.

Prisstruktur

Af udgifter til dit kassesystem finder du oftest en engangsbetaling for udstyret og en fast månedlig betaling for at bruge systemet. Med i den pris er typisk også service og softwareopdateringer. Her skal du være opmærksom på, at nogle POS-udbydere tager et transaktionsgebyr pr. transaktion på typisk 1-2 procent inklusiv indløsning, men har så til gengæld en lav pris på hardware og abonnement på software.

Hvad er indløsning?

Indløsningsaftalen er en aftale mellem jeres forretning og en indløser, som eksempelvis Nets, Bambora eller Swedbank. Indløserens opgave består i at indløse de transaktioner som jeres forretning modtager med forskellige betalingskort.
Priserne hos de forskellige indløsere er meget forskellige. Man betaler et gebyr for, at indløseren håndterer transaktionerne, og gebyret varierer afhængig af hvilken korttype, der bliver benyttet på betalingsterminalen i forretningen.

Hvis du har lyst til at dykke længere ned i hvad indløsning er og hvilken betydning det har for din restauration, har vi udarbejdet en mere uddybende artikel omkring indløsning her.

Support

Supporten er ofte et overset parameter, når restauratører skal vælge kassesystem. For har leverandøren support med i prisen, eller er det et tilkøb? Og indenfor hvilken tidsramme kan der ringes til supporten?
Hvis du driver restaurant, bar eller café, vil store dele af din omsætning være om aftenen – eller sågar om natten. Går systemet i stykker, hvor omsætningen er højest, dur det ikke, at supporten kun varer til kl. 16.30. Hertil kan det være en fordel at vælge en udbyder, der tilbyder support uden for normale åbningstider. Det tilbyder flere POS-udbydere, men nogle har gratis og ubegrænset support i alle døgnets timer alle årets dage, mens andre tilbyder betalt udvidet support.

Gør forarbejdet

Hvis du har gjort dig grundige tanker omkring, hvad dit kassesystem skal kunne, hvordan det skal fungere, og hvad det skal koste, så er du langt i processen. Vi håber, at du er blevet klogere på, hvordan du får valgt det rigtige kassesystem, og at vi har inspireret dig til at gøre dig overvejelser omkring det – og måske endda givet dig mod på at gå på yderligere opdagelse. For et grundigt forarbejde er det halve arbejde og kan være afgørende for, at du vælger rigtigt første gang!