En guide til, hvordan du kan afholde et godt arrangement på dit spillested

Hvis du arbejder på et spillested, har du helt sikkert afholdt arrangementer før – hvad enten det er fester, koncerter eller lignende. Du ved også, at det kræver en hel del planlægning. Vi har forsøgt at samle tips, tricks og ting, du skal være opmærksom på, når du skal afholde et arrangement, så det forløber så gnidningsfrit som muligt.

Det første, du skal tænke på, er planlægningen af dit arrangement. Det skal planlægges grundigt ned til mindste detalje. Det første, du skal gøre, er at fastlægge en dato, et tidspunkt og varigheden for arrangementet. Det er vigtigt at have disse detaljer på plads tidligt i processen, så du har nok tid til at forberede og markedsføre arrangementet. Du skal også sikre dig, at der ikke er andre store arrangementer, der falder sammen med dit arrangement. Det kan nemlig nemt påvirke deltagerantallet, og det ville være ærgerligt, hvis der ikke er god opbakning til dit arrangement.

Det næste, du skal tænke på, er, om dit spillested kan rumme det arrangement, du planlægger. Passer omgivelserne til det, du gerne vil opnå, eller skal du måske flytte dit arrangement til en større venue, hvis det er muligt. Du skal i hvert fald sørge for, at der er tilstrækkelig plads til gæsterne. Du skal også sørge for, at udstyret er i orden, så sceneshowet eller præsentationen bliver perfekt. Lyd- og lysudstyret skal kunne leve op til arrangementet og være med til at skabe den rigtige stemning og atmosfære.

Når vi alligevel taler om udstyr, er det virkelig afgørende at have ordentligt udstyr. Du skal sikre dig, hvis du skal afholde en koncert, at du har de ting, artisten skal bruge. Det kan f.eks. være ordentlig internetadgang, et solidt lyssetup og lydsetup, der opfylder de tekniske krav, artisten har. De fleste artister sender en tech-writer inden de skal afholde deres koncert, så her har du ofte muligheden for at se, om det udstyr, du har på dit spillested, lever op til artistens krav.

Det er også vigtigt, at andre faciliteter er i orden, som f.eks. toiletter, garderobe og parkering. På den måde kan du give dine gæster en behagelig oplevelse ved at ankomme og opholde sig på dit spillested. Det kan også være afgørende for, om de har lyst til at komme igen.

Når du skal afholde et arrangement, er et godt samarbejde med artisterne specielt vigtigt. Det er vigtigt med tydelig kommunikation for de involverede parter. Du skal koordinere deres behov og krav for at sikre, at de kan udføre deres job på bedste vis. Det er essentielt med et hyggeligt og behageligt backstage-område, hvor de kan slappe af før og efter deres optræden. Vær også opmærksom på deres kost – er der noget specielt ved den, f.eks. en vegetar eller andre specielle ting i deres kost. Sørg for at have styr på det, så artisterne føler sig godt behandlet. Artister snakker sammen, og hvis dit spillested får et godt ry, kan du have nemmere og større muligheder for at booke andre artister i fremtiden.

Markedsføring og promovering er også essentielt for at kunne tiltrække så stort et publikum som muligt til dit arrangement. Du skal nå ud til målgruppen for arrangementet og skabe opmærksomhed omkring det. Brug f.eks. sociale medier, trykte medier og samarbejd med lokale medier for at nå ud til så mange mennesker som muligt. Skab en spændende og engageret kampagne – du kan endda udlove billetter til arrangementet i en konkurrence på de sociale medier. Det kan være med til at skabe mere omtale om dit arrangement og øge billetsalget.

Når vi taler om billetsalget, skal du have en nem og pålidelig billetsalgsproces for at gøre det så gnidningsløst som muligt for dine gæster, der gerne vil købe en billet. Det kan være, at du vælger at sælge billetter gennem en pålidelig billetplatform eller lignende. Samme gnidningsfrie proces skal der være, når gæsterne ankommer til arrangementet og skal have scannet deres billet. Kend systemet, så du nemt kan løse eventuelle problemer med et smil. Det giver dine gæster en god oplevelse.

Udover at dine faciliteter som toilet, garderobe og ordentligt udstyr skal være i orden, skal din gæsteservice også være det. Dine medarbejdere skal være venlige og hjælpsomme, de skal kunne besvare de spørgsmål, gæsterne måtte have, og hjælpe dem under arrangementet. Det er derfor også en god idé at tilbyde drikkevarer, madvarer eller snacks, så du kan imødekomme gæsternes behov – og samtidig skabe en ekstra indtægtsmulighed.

Når arrangementet er afholdt, er det en god idé at evaluere, hvad der gik godt, og hvad der gik knap så godt. Snak med dine medarbejdere og hør deres indtryk. Det kan også være en mulighed at sende et spørgeskema ud til gæsterne, så du kan få deres meninger med i betragtning. Vær åben over for konstruktiv kritik, både fra dine medarbejdere, men også fra gæsterne og artisterne. De kan nogle gange se ting, som du ikke selv kan. Brug evalueringen til at gøre dit næste arrangement endnu bedre. Bare husk, at alt sjældent går som planlagt, og at der nok altid vil være noget, der kan forbedres. Så længe dine gæster, medarbejdere og artister er tilfredse, er du nået rigtig godt i mål med dit arrangement.

Jeg hedder Line. Jeg er content creator hos OnlinePOS. Jeg har tidligere været en del år i restaurationsbranchen, men nu sidder jeg og skaber indhold som du kan læse og måske drage nytte af.