Den nye kasselov 2.0

Tilbage i januar skrev vi for første gang ud om den nye kasselov, der træder i kraft d. 1. januar 2024. Siden da er der kommet mere specifikke krav fra Skattestyrelsen. Derfor er der kommet et nyt og opdateret indlæg, som vi har valgt at kalde Den nye kasselov 2.0. Vi har forsøgt at holde det så kort som muligt. De første afsnit handler om, hvad der for dig som ejer af en omfattet virksomhed skal være opmærksom på. De yderligere krav er som sådan ikke noget du skal have styr på – det har vi styr på for dig, men du kan læse dem, hvis du finder det nødvendigt. Vi har forsøgt at oversætte dem fra jura til almindeligt dansk, så alle kan være med.

Hvorfor er der kommet en ny kasselov?

Den nye kasselov træder i kraft, fordi SKAT vil gøre en ekstra indsats for at komme sort arbejde til livs. Derfor skal de virksomheder, der er omfattet af lovgivningen anskaffe sig et digitalt kassesystem inden d. 1. januar 2024.

Hvornår træder den nye lov i kraft?

Den nye lovgivning træder i kraft d. 1. januar 2024.

Hvem er lovgivningen gældende for?

Lovgivningen er gældende for fire forskellige brancher. Det inkluderer bl.a.:

• Barer, pubber og klubber
• Café/restaurant
• Købmænd/kiosker
• Pizzeriaer, isbutikker, grillbarer mm.

Det gælder, hvis virksomheden har en årlig omsætning mellem 50.000 kroner og 10 millioner kroner.

Hvad er et digitalt kassesystem?

Måske er det, det du sidder og tænker lige nu. Her kommer forklaringen:

Hos Skatteforvaltningen bliver det digitale kassesystem omtalt som “et digitalt salgsregistreringssytem”. Vi kalder det et digitalt kassesystem, fordi det er nemmere at huske – både for dig og for os.

Et digitalt kassesystem er et system, der automatisk lagrer de oplysninger om salg, der er hos den enkelte erhvervsdrivende. Der er stillet forskellige krav fra Skatteforvaltningen til, hvad det digitale kassesystem skal kunne – herunder hvordan oplysningerne bliver lagret i systemet. Alt dette kan du læse om længere nede.

Et digitalt kassesystem fra OnlinePOS opfylder naturligvis de specifikke lovkrav, der er. Du kan derfor trygt anskaffe dig et digitalt kassesystem fra os – vi tager os af detaljerne, så du ikke behøver bekymre dig.

Hvad skal jeg gøre?

Du skal forholde dig til, om du, på baggrund af din branche og omsætning, er omfattet af lovgivningen. Dernæst skal du forholde dig til om dit kassesystem er digitalt. Nedenfor har vi opstillet nogle scenarier, hvor du kan se om du kan genkende noget af det. Kendte eksempler på scenarier, hvor du skal være særligt opmærksom:

Scenarie #1:

• Hvis du har et gammelt kassesystem med fysiske knapper og som ikke har en skærm til at vise produktgrupper og mere, skal du skifte det ud inden den 1. januar 2024. Vi anbefaler, at du gør det før, hvis det er muligt.

Scenarie #2:

• Hvis din betalingsterminal eller andre betalingsløsninger som f.eks. MobilePay ikke er direkte integreret med dit digitale kassesystem. Hvad betyder det at være “integreret” med en betalingsterminal? Det betyder, at den er direkte forbundet med dit kasseapparat/kassesystem. Hvis betalingsterminalen er integreret, deles betalingsoplysninger automatisk og effektivt mellem betalingsterminalen og det tilknyttede kassesystem. Dette er et af de nye lovkrav fra Skat.

Scenarie #3:

• Hvis du ikke har opdateret dit software til den nyeste version.

Vi kan ikke rådgive dig om, hvorvidt du er omfattet af den nye kasselov. Vi anbefaler altid, at du søger juridisk rådgivning fra en kvalificeret juridisk ekspert eller rådgiver (eventuelt din revisor), som kan vurdere din situation og give dig specifikke anbefalinger i forhold til kasseloven og andre relevante love.

Hvis du mener, at du er omfattet af den nye skattelovgivning, kan vi hjælpe med opsætningen i dit OnlinePOS Backoffice eller finde en løsning, så du fremadrettet kan overholde de nye lovkrav.

Du kan ringe ind til en af vores søde sælgere. De kan vejlede dig bedst muligt til, hvilken løsning, der passer til dig. Du kan ringe på telefon: +45 42 90 26 26 eller skrive en mail på: salg@onlinepos.dk, så kontakter en af vores sælgere dig hurtigst muligt.

Yderligere krav du skal være opmærksom på

Skattestyrelsen har udstedt 15 tekniske krav til det digitale kassesystem, og hold fast, for nu bliver det en smule teksttungt. Vi har forsøgt at “oversætte” dem fra jura-sprog til lidt mere almindeligt dansk. Som nævnt tidligere, så får vi styr på kravene, så du kan tage det helt roligt.

1) Kassesystemet skal kunne registrere alle handlinger i en elektronisk journal. Transaktionsdata i den elektroniske journal skal signeres digitalt med et OCES-certifikat. OCES-certifikatet er en slags ID for den erhvervsdrivende eller leverandøren af kassesystemet, så integriteten af dataen i journalen kan verificeres i forbindelse med eventuel kontrol

2) Den elektroniske journal skal indeholde de oplysninger, der også skal fremgå af en forenklet faktura eller kassebon til kunden. Udover det skal den elektroniske journal desuden indeholde:

• • Oplysning om den erhvervsdrivendes CVR-nummer
  • Et fortløbende transaktionsnummer, der skal være unikt for den erhvervsdrivende. Dette er gældende pr. CVR-nummer.
  • Tidspunktet for købets start og afslutning eller afbrydelse
  • Den anvendte betalingsmetode
  • Serienummeret på det digitale kassesystem

3) Det digitale kassesystem skal have SAF-T (Standard Audit File – TAX) som standard filformat

4) Filen fra den elektroniske journal skal kunne overføres via almindeligt tilgængelige elektroniske midler – det vil altså sige, at den skal kunne overføres digitalt, via USB-drev, CD’er eller lignende

5) Kassesystemet skal kunne lave en rapport med dagens omsætning og derefter nulstille salgstællerne – det kalder man en Z-rapport

6) Ligeledes findes der også en X-rapport. Det er en rapport, der skal kunne lave en opgørelse fra sidste gang, der blev dannet en Z-rapport. Forskellen mellem de to rapporter er, at Z-rapporten fungerer som den rapport, der kommer ud, når man har talt kassen op og X-rapporten er en rapport man løbende kan printe ud for at følge med i omsætningen, men uden at det påvirker dagens salgstal og nulstiller salgstællerne

7) Digitale betalingsmidler, såsom betalingskort og mobilbetaling, skal automatisk registreres i den elektroniske journal. Her skal det registreres, hvilket betalingsmiddel der er brugt til den enkelte transaktion

8) Udover ovenstående, så skal kassesystemet også kunne registrere totalsalget separat for hver af de enkelte betalingsmidler. Det vil sige et totalsalg for henholdsvis kontantsalg, betaling med kort, mobilbetalings og så videre

9) Der skal være indbygget ur og dato, der er justeret til dansk normaltid. Alle justeringer af tidsangivelsen i systemet skal registreres i den elektroniske journal

10) Kassesystemet skal have en tilknyttet printer. Det kan være at printeren er indbygget i den fysiske kasseterminal, men det kan også være en ekstern printer, der er tilknyttet til kassesystemet. Det skal der være, fordi du skal kunne udskrive en forenklet faktura eller en kassebon, hvis ikke kunden på forhånd har accepteret at modtage den digitalt. Det er altså slut med at skrive kvitteringer i hånden på en lap papir

11) Kassesystemet skal kunne udskrive en kassebon, der skelner mellem positive og negative beløb. Dette krav kan også anses som udfyldt, hvis du kan sende en digital kassebon, hvis kunden på forhånd har accepteret dette

12) Kassesystemet skal kunne registrere hvor meget hver enkelte ansatte sælger. Det gøres ved, at hver medarbejder har deres eget login eller kort, der registreres inden et salg påbegyndes. Registreringen skal kunne vise transaktioner og totaler for de separate medarbejder, herunder salgets størrelse og betalingsmidlet der er brugt

13) Kassesystemet skal tydeligt markere på kassebonen, hvorvidt der er tale om en “test-bon”. Det kan f.eks. være ved at skrive “Test – ikke gyldig” eller “Undervisning – ikke gyldig”, så der ikke kan herske nogen tvivl om hvorvidt bonen er gyldig eller ej

14) Har kassesystemet en kasseskuffe? Det er ikke lovligt at nægte at tage imod kontanter. Derfor skal du have en pengeskuffe, hvor du kan opbevare kontanterne sikkert. Udover det, så skal du have en vekslekasse, der giver mulighed for at du kan veksle dine mønter og sedler. Det kan man typisk have i et pengeskab i baglokalet eller lignende

15) Kassesystemet må ikke indeholde funktioner, der kan gøre det muligt at tilføje, redigere eller slette oplysninger i den elektroniske journal. Det må heller ikke sammenkobles med eller integreres med software eller hardware, der gør det muligt

Her finder du Skats officielle artikel om de nye krav til salgsregistrering.

Hvordan holder jeg styr på alt det?

Det gør du ved at vælge OnlinePOS – vi får styr på alt det tekniske, så du bare skal fokusere på at drive din restauration. Vores digitale kassesystem kommer til at leve op til lovkravene – også dem, der træder i kraft i januar 2024, så du kan trygt vælge os som din leverandør af dit digitale kassesystem.

Du kan ringe på telefon: +45 42 90 26 26

Eller skrive en mail på: salg@onlinepos.dk, så kontakter en af vores sælgere dig hurtigst muligt. De sørger for, at du får det digitale kassesystem, der passer lige til dig.

Disclaimer

OnlinePOS er ikke en juridisk rådgivende enhed. Denne artikel er udelukkende beregnet til informationsformål. Den udgør ikke juridisk rådgivning eller erstatning herfor. Du bør ikke basere dine beslutninger udelukkende på baggrund af denne artikel. Som forretningsdrivende er du ansvarlig for at forstå og overholde den gældende lovgivning, herunder kasseloven. Artiklen er ikke en garanti for, at din løsning er compliant med lovgivningen. Det er dit ansvar at sørge for, at din forretningspraksis og løsning er i overensstemmelse med alle relevante love og bestemmelser. Vi anbefaler kraftigt, at du søger juridisk rådgivning fra en kvalificeret juridisk ekspert eller rådgiver (eventuelt din revisor), der kan vurdere din situation og give dig specifikke anbefalinger i forhold til kasseloven og andre relevante love. Vi påtager os intet ansvar for eventuelle tab eller skader, som du måtte lide som følge de oplysninger der står i artiklen.