Hvorfor er data vigtig for din restaurant eller café?

Brug af data er måske ikke det, du forbinder med at drive restaurant eller café, men det kan blive en god hjælper i bestræbelserne på at skabe en rentabel forretning – og vi ved, at det virker! Læs med her og bliv klogere på, hvordan brugen af data kan optimere din restaurant – til glæde for ansatte, gæster og bundlinje. 

Data i forbindelse med restauration – hvordan fungerer det?

Data er en betegnelse for præcise oplysninger, der oftest er målbare og giver et mere solidt beslutningsgrundlag end den mavefornemmelse, som mange restauratører opererer efter i dag. Derfor kan data også bruges i forbindelse med restaurationsbranchen. Vi ved af erfaring, at alene ordet ’data’ kan få det til at løbe koldt ned ad ryggen på mange restauratører. Vi vil imidlertid gerne være med til at gøre brugen af data mere spiseligt og italesætte, hvordan data – også ved helt lavpraktisk brug – kan optimere din restauration. 

Her er eksempler på data, der bruges af café- og restaurantdrivende:

• Salgsrapporter – hvilke retter performer, og hvilke underperformer
• Brug af personalekort – et redskab for restauratøren til at kigge indad
• Automatisk lagerstyring – opsæt dit lager med POS og få komplet overblik
• Intelligent varebestilling – statistisk forudsigelse af vareforbrug

I denne artikel vil vi fokusere på, hvordan du kan bruge data til at optimere din forretning – både ved simpel brug af data og ved mere avanceret brug.

Brug af salgsrapporter

En af de væsentligste og simpleste måder, som restauratøren kan bruge data til optimering af restaurationen, er ved at kigge på de salgsrapporter, som POS-systemet helt automatisk genererer. 

Rapporterne fortæller præcis hvor meget, der er solgt af hver enkelt ret og hver enkelt drikkevare inden for et hvilket som helst tidsinterval. Det giver en masse brugbar viden om ens menukort og menusammensætning. Den viden kan f.eks. bruges til at se, hvilke retter der performer, og hvilke retter, der underperformer (og det samme mht. drikkevarer). Det kan da vurderes, om der skal fjernes nogle retter fra menukortet, om der skal justeres på priserne eller lignende.

Samtidig kan det også bruges til at spotte tendenser i salget og bidrage til bedre at kunne kontrollere ens råvareindkøb. Det bevirker, at restauratører er bedre i stand til at købe de rigtige mængder ind og derved reducere madspild samtidig med, at risikoen for at løbe tør minimeres. 

Her ser vi rigtig stor værdi ved denne simple brug af data, da mange restauratører ikke helt ved, hvor meget der skal købes ind. Derfor ender de med at købe uhensigtsmæssigt stort ind, som alligevel ender med at blive smidt ud. Et af restauratørernes værste mareridt er at løbe tør, og derfor opereres der typisk med et bufferlager, der er alt for stort, og det resulterer i madspild – hverken til gavn for miljø eller bundlinje. 

Salgsrapporterne indgår derfor som et vigtigt element i at vurdere ens menukort, men også i at være bedre i stand til at forudsige forventet forbrug/salg. Her kan salgsrapporterne dog ikke stå alene, men skal også sammenholdes med f.eks. vejrudsigt og events i byen for at være bedre i stand til at forudsige.

Brug af personalekort

Systemet skal ikke misbruges

Det er bestemt ikke meningen, at tiltaget skal bruges som et værktøj til at skabe en ubehagelig overvågelseskultur, hvor der peges fingre ad den enkelte medarbejder for underperformance, men nærmere som et værktøj for restauratøren til at kigge indad og finde ud af, hvorfor medarbejderen underperformer. Med det menes der, at systemet nemt kan misbruges, men at den egentlige værdi nærmere skal findes i generel optimering af de ansattes processer og arbejdsgange. 

Optimering af processer og arbejdsgange

Eksempelvis kan systemet bruges til at identificere, om oplæringen af nye medarbejdere er stærk nok. Her kunne man forestille sig, at hvis det identificeres at nyoplærte medarbejdere ikke genererer en tilfredsstillende mængde mersalg i forhold til dem, der har været der længere tid, skal oplæringsdelen omhandlende mersalg optimeres. 

Dataen kan også brydes ned til hver enkelt medarbejder. Hvis restauratøren kan se på sit data, at medarbejder A foretager væsentligt mere mersalg end resten af de ansatte, kan man få medarbejderen til at dele tips og tricks med de andre ansatte og derved forsøge at højne deres mersalg. Tilsvarende kan det også identificeres, om medarbejder A underperformer i forhold til resten af de ansatte, og da fokusere på at give medarbejderen nogle flere værktøjer og viden til at komme på niveau – igen skal det her understreges, at værktøjet ikke er tiltænkt til at pege fingre ad de ansatte.

Bundlinjen er dog, at hvis systemet bruges korrekt, kan det skabe data af stor værdi for restauratøren. 

Skab det værdifulde overblik med automatisk lagerstyring

Med et godt POS-system er det muligt at integrere lageret og samtidig angive typen og mængden af anvendte råvarer til hver enkelt ret på menuen. Det betyder, at POS-systemet automatisk ved, at når der sælges eksempelvis en burger, så indgår der x antal gram kød, x antal gram tomat m.v. POS-systemet laver da et automatisk lagertræk på bestillingen, og lageret nedskrives med mængden af de anvendte råvarer brugt til at tilberede den pågældende bestilling. 

Derved får restauratøren og/eller restaurationens ansvarlige for varebestilling et værdifuldt overblik over den nuværende lagerstatus – og endda i real time. Via POS-systemets backoffice kan informationerne tilgås uanset, hvor man befinder sig.  

Det er også muligt at opsætte et minimumslager på hver enkelt råvare, så restauratøren automatisk får besked, når der er lav lagerbeholdning af den pågældende råvare, og man minimerer derved risikoen væsentligt for at løbe tør. Det afhjælper dog imidlertid ikke uhensigtsmæssigt store indkøb eller store bufferlagre, som ultimativt risikerer at bidrage til madspildsstatistikken.  

Intelligent varebestilling

Som tidligere nævnt opererer mange restaurantioner med alt for store bufferlagre, da restauratørerne har svært ved at vurdere, hvor meget de skal købe ind. Det skyldes primært, at de frygter at løbe tør og ikke rigtig har noget overblik over, hvor meget de forventer at sælge af hver enkelt ret, og dermed hvor meget de forventer at bruge af en specifik råvare. Det er lige præcis det, intelligent varebestilling kan afhjælpe. 

Brug af intelligent varebestilling forudsætter ligesom automatisk lagerstyring, at lageret er sat op i POS-systemet, og ingredienslisten til de forskellige retter er lagt ind i systemet.

Systemet fungerer sådan, at restauratøren blot skal indtaste den forventede omsætning i den periode, der ønskes vare bestilt hjem til. Systemet laver herefter en meget præcis statistisk analyse af, hvad der forventes solgt i den givne periode af hver enkelt ret og drikkevare for at opnå den forventede omsætning. Sammenholdt med nuværende lagerstatus udregner systemet, hvad der skal bestilles hjem af hver enkelt råvare, så risikoen for at købe for meget eller for lidt minimeres væsentligt.  

Det var 5 konkrete tiltag til, hvordan man kan bruge data til at optimere sin restauration – nogle mere avancerede end andre. Vi håber at dette indlæg har gjort dig nysgerrig på, hvordan du kan bruge data, og at du er inspireret til at forsøge at implementere brugen af data i din restauration. Og husk; simpel brug af data er stadig brug af data.  

5 grunde til at bruge data

Der er mange gode grunde til, at data skal prioriteres højt. Vi giver dig her 5 af de bedste:

1. Du kan sort på hvidt vurdere, hvordan de forskellige retter og drikkevarer performer
2. Du bliver bedre til at spotte tendenser i salget
3. Du optimerer processer og interne arbejdsgange
4. Du får en bedre forretning og en forbedret bundlinje

Du bliver i stand til at forudsige forbrug og styre indkøb – og samtidig minimerer du madspild