Sådan drifter du bedst muligt flere restauranter

At drive flere restauranter kan være en udfordring. Der er mange bevægelige dele at holde styr på, og at sikre konsistens og kvalitet på tværs af flere steder kan være en stor opgave. Men med den rette strategi og planlægning kan det udvikles til en succesfuld forretning. Vi har samlet nogle gode råd til, hvordan du bedst muligt driver flere restauranter:

Hvordan håndteres jeres IT-setup?

Dit digitale økosystem er afgørende for, om du med succes kan drive flere restauranter.

Et solidt og velfungerende digitalt økosystem er altafgørende, når du står over for opgaven at drive flere restauranter. Det er din digitale infrastruktur, der holder alle dine restauranter forbundet og sikrer en gnidningsfri drift.

Dit digitale økosystem bør omfatte en bred vifte af systemer og værktøjer. Blandt disse indgår reservationssystemer, som hjælper med at administrere bookinger og sikrer, at der ikke opstår dobbeltbookinger eller fejl.

POS-systemer (Point of Sale), er en afgørende komponent i enhver moderne restaurantforretning. Disse systemer gør det muligt at håndtere transaktioner på en effektiv og strømlinet måde, hvilket sparer både tid og ressourcer. Desuden hjælper de med at holde styr på salg og indtægter på tværs af alle dine restauranter, hvilket giver en omfattende og nøjagtig oversigt over din forretnings ydeevne. Dette kan være særligt nyttigt, når du skal træffe vigtige beslutninger om din virksomheds fremtid.

Bordbookingsystem
Ved at integrere bordbookingsystemet med jeres kassesystem kan I opnå mere effektiv ressourcehåndtering. Personalet kan nemt planlægge og administrere bordkapaciteten, hvilket kan minimere ventetider betydeligt og bidrage til at maksimere omsætningen.

Med en integration til et bordbookingsystem kan du i høj grad øge tilfredsheden blandt dine gæster. De vil opleve det som mere strømlinet at komme i dine restauranter, fordi reservationer og betalinger kan håndteres helt problemfrit, hvilket bidrager til en positiv indvirkning på den samlede serviceoplevelse.

Vagtplanlægningssystemer er også en afgørende faktor, når du driver flere restauranter. De kan effektivt hjælpe dig med at håndtere og koordinere dine medarbejderes vagter på tværs af de forskellige restauranter. Det kan bidrage til at sikre, at alle dine restauranter altid har nok personale på arbejde. Det er afgørende for at kunne opretholde en effektiv drift og forbedre gæsteoplevelsen. Desuden kan et vagtplanlægningssystem også hjælpe dig med at spare penge ved at undgå overbemanding og unødvendigt overarbejde. Derudover kan det også give dig et nemt overblik over arbejdstimer, ferie og fravær – det kan virkelig være nyttigt, når du skal udbetale løn og holde øje med overholdelsen af arbejdstidsbestemmelserne.

Lagerstyringssystemer er en anden vigtig del af dit digitale setup. De hjælper med at holde styr på lagerbeholdningen, så du kan sikre, at du altid har nok forsyninger, og at ingen af dine restauranter løber tør for vigtige ingredienser.

Især hvis du har flere restauranter, kan det også være en fordel at have en centraliseret lagerstyring. Det gør det muligt for dig at overvåge og administrere dine lagerbeholdninger på tværs af alle dine restauranter fra ét sted. Det giver dig også mulighed for at optimere lagerbeholdningerne på tværs af restauranterne og derved undgå overflødige indkøb. Det kan også hjælpe dig med at sikre, at dine varer bliver fordelt jævnt efter behov, hvilket også kan være med til at reducere dine omkostninger.

Online bestillingssystemer spiller også en stor rolle. De kan gøre det muligt for dine kunder at foretage ordrer nemt og bekvemt. Det kan de gøre fra deres egne enheder, hvis de sidder i din restaurant. På den måde har dine gæster mulighed for at bestille uden at skulle have fat i en tjener. Det kan være med til at øge både kundetilfredsheden, men også salget. Det kan det især i de travle spidsbelastningsperioder, hvor dine medarbejdere har ekstra travlt.

Det giver også dig en mulighed for at kigge ind i dine gæsters adfærd på tværs af dine restauranter. Du kan lære om deres præferencer og hvilke trends der rør sig lige nu. På den måde har du mulighed for at lave personlige tilbud til dem, forbedre din menu og optimere din markedsføring.

Et effektivt digitalt økosystem kan altså ikke blot spare tid og reducere fejl, men også forbedre driftseffektiviteten og den overordnede kundeoplevelse i din restaurantkæde. Det er en uundværlig del af at drive flere restauranter succesfuldt.

HQ – hvad er det?

Hvis du har flere restauranter, kan HQ-funktionen fra OnlinePOS være en rigtig god løsning for dig. Det er en portal, der kan give dig et overblik over alle dine restauranter og kan samle alle data for dig. Du har også muligheden for at strømline dine produkter. Du kan altså nøjes med at oprette dine produkter ét sted og så skubbe det ud til alle dine restauranter på én gang. Så slipper du for at skulle hoppe frem og tilbage mellem hver enkelt restaurant, når du f.eks. skal rette i menuen eller i priserne. Det giver dig også muligheden for at håndtere priskampagner fra ét sted. Hvis du f.eks. har tilbud, kan du skubbe det ud fra et samlet sted i stedet for at skulle rette i hver enkelt restaurant.

Hvis du beslutter at tilbyde gavekort i dine restauranter, vil dette ikke kun tilføje et ekstra niveau af service for dine kunder, men det vil også give dem friheden til at købe et gavekort i en af dine restauranter og derefter bruge det i en af dine andre restauranter, hvis de ønsker det. Dette kan være en fantastisk måde at opfordre til loyalitet og gentagne besøg, da det giver dine gæster mulighed for at opleve de forskellige spisemuligheder, du tilbyder, på egen hånd. Det kan også være en god idé at overveje særlige kampagner eller rabatter for dem, der køber gavekort, for at give en ekstra incitament til at bruge denne service.

Men hvorfor er det smart for dig at have HQ, hvis du har flere restauranter?
Det kan spare dig for en masse administrativ tid, fordi du kan strømline dine produkter. Du opnår også en standardisering af dine restauranter, så du nemmere kan gøre det ens overalt.

Det giver dig et godt overblik, fordi du kan se alle dine restauranter på samme sted. Du behøver altså ikke have flere forskellige faner åbne i din browser for at kunne holde et overblik og sammenligne dine restauranter. Du har dog muligheden for at tilgå den enkelte restaurant direkte fra HQ, hvis du ønsker at gå mere i dybden med den enkelte restaurants data.

HQ-funktionen er ikke kun brugbar, hvis du kun har restauranter med samme koncept. Du kan sagtens eje flere forskellige restauranter med forskellige koncepter uden at det er et problem. Så kan du filtrere i det og kun pushe nye ting ud til de restauranter du ønsker.

Hav ensartede retningslinjer

Retningslinjer og processer for, hvordan forskellige ting skal gøres på tværs af dine restauranter, kan hjælpe med at sikre en ensartet oplevelse for dine gæster – uanset hvilken af dine restauranter de besøger. Dette gælder også for eksempelvis åbnings- og lukkeprocesser. Det kan være en stor fordel, hvis de er mere eller mindre ens i alle dine restauranter. Det kan også gøre det nemmere at træne dit personale, fordi de bliver oplært på samme måde i alle dine restauranter. Det kan også være en fordel, hvis der en dag er underbemanding det ene sted – så kan medarbejdere fra de andre restauranter have mulighed for at træde ind og hjælpe til. Overvej derfor at have standardiserede manualer m.m. for at sikre, at alt er nogenlunde ens på tværs af dine restauranter.

Det kan være en rigtig god ting at have ensartede retningslinjer og processer for, hvordan forskellige ting skal gøres på tværs af dine restauranter. Det kan være med til at skabe en ensartet oplevelse for dine gæster – uanset hvilken en af dine restauranter de besøger.

Nogle af de standardprocesser, der finder sted i en restaurant, inkluderer:

• Madlavning og forberedelse – dette inkluderer forberedelsen af råvarer, madlavning af retterne og anretning.
• Rengøring og vedligeholdelse – dette omfatter rengøring af køkkenet, spiseområdet og toiletterne, samt vedligeholdelse af restaurantens udstyr og faciliteter.
• Kundeservice – dette inkluderer at tage imod bestillinger, servere mad, håndtere kundeklager og -forespørgsler, samt at sikre, at kunderne har en positiv oplevelse.

Ved de ovenstående punkter er det vigtigt at have helt klare og ens retningslinjer, så det så vidt muligt er ens processer i alle dine restauranter.

Derudover kan der også være nogle retningslinjer, som du måske ikke lige tænker over i første omgang, men som kan være en god idé at inddrage. Det kan f.eks. være:

• Personalehåndtering – dette omfatter skiftplanlægning, træning og udvikling af medarbejdere, samt håndtering af dine medarbejderproblemer og de konflikter, der kan opstå.
• Lagerstyring – uden ordentlig lagerstyring kan dine restauranter løbe tør for nødvendige ingredienser eller ende med overskydende lager, der går til spilde.
• Vedligeholdelse af sikkerhed og sundhed – dette inkluderer regelmæssig rengøring og desinfektion, overholdelse af madhygiejnebestemmelser og sikring af korrekt håndtering og opbevaring af fødevarer samt generelt vedligehold af dine restauranter.
• Økonomistyring – dette omfatter omkostningskontrol, budgettering, regnskab og lønsomhedsanalyse.
• Kvalitetskontrol – uden regelmæssige kvalitetskontroller kan restauranter risikere at servere mad, der ikke lever op til kundernes forventninger.
• Markedsføring og PR – dette omfatter alt fra at opretholde en stærk online tilstedeværelse til at håndtere restaurantens omdømme og forholdet til pressen.

Apropos markedsføring, så skal den også være fælles for alle dine restauranter, hvis de har samme koncept. Hvis du formår at lave en branding, der er fælles for alle, så vil det være med til at øge genkendeligheden for dine restauranter. Det kan være nogle, der er på ferie i en anden by. Normalt elsker de din restaurant tæt på der, hvor de bor, så de vil også være mere tilbøjelige til at spise på din restaurant, der ligger i den pågældende by, de er på ferie i. Branding er ofte undervurderet, men det er faktisk super vigtigt, hvis du vil skalere din forretning.

Det med økonomien

Hold et godt øje med din økonomi. Det er livslinjen i dine restauranter, og derfor er det afgørende at holde et skarpt øje med den. Det er nødvendigt, at du forstår alle dine omkostninger, som f.eks. omkostninger til mad, løn, vedligeholdelse af lokaler m.m. Derudover skal du have et klart overblik over dine indtægter, herunder bl.a. indtægter fra salg af mad og drikke. Det er også vigtigt, at du har en klar idé om dine overskudsmarginer, fordi de er et nøgletal for din virksomheds sundhed.

I restaurantdriften, hvor der er tonsvis af ting at holde styr på, kan det være lidt af en hovedpine at holde styr på pengene. Fra madomkostninger, lønninger og vedligeholdelse af lokalerne, til indtægter fra salg af mad og drikke, er der et hav af økonomiske ting, der skal holdes øje med. At have styr på pengene er virkelig vigtigt, når man driver en restaurant, så det gælder om at holde tungen lige i munden, når det kommer til virksomhedens økonomi.

Det er her, økonomimøderne kommer ind i billedet. Ved at holde regelmæssige møder med dine restaurantledere og bogholdere, kan du sørge for, at alle er med på, hvad der sker med pengene. Det giver dig også chancen for at snakke om de store økonomiske spørgsmål, finde de steder, hvor der er problemer, og finde ud af, hvad I kan gøre ved det.

Disse møder giver dig chancen for at se på, hvordan det står til med pengene, så du kan spotte, hvis der er noget, der er ved at gå galt. Det kan være super vigtigt for at undgå store økonomiske problemer og sørge for, at virksomheden fortsat er stabil og succesfuld. At have styr på, hvad der sker med pengene, er nødvendigt, hvis du skal træffe gode beslutninger, der kan forme virksomhedens fremtid.

Desuden kan disse økonomimøder også være en god chance for at udveksle ideer og input i teamet. Det kan ikke kun hjælpe med at spotte og løse økonomiske problemer, men kan også hjælpe med at skabe en kultur, hvor alle arbejder sammen.

Så, ved at holde regelmæssige økonomimøder med dine restaurantledere og bogholdere, kan du sørge for, at du har styr på, hvordan det står til med pengene, og at du er klar til at tage action, hvis der er brug for det.

Det kan også være en rigtig god idé at kigge på dine salgsrapporter og lignende. De kan fortælle dig hvilke tendenser, der er i dine forskellige restauranter. Du kan f.eks. finde frem til, hvilken ret på din menu, der er mest populær og sælger bedst. Det er ikke sikkert det er det samme for alle dine restauranter, så det kan sagtens variere. Driver du en større kæde, så kan du drage fordel af at dele relevante data med dine medarbejdere – du kan se en video her med Malthe fra Grød, der fortæller om, hvorfor det kan være en god ide.

Dine største aktiver er dine medarbejdere – og dit POS-system

Dine medarbejdere er hjertet i din restaurant – uden dem ville der ikke være nogen restaurant. Derfor kan det virkelig godt betale sig at investere i dem. Det betaler sig ofte mange gange tilbage. Det første du skal sørge for er, at de har tilbud om omfattende træning og udviklingsmuligheder. Skab et arbejdsmiljø, hvor dine medarbejdere føler sig værdsatte og anerkendt for deres hårde arbejde. Det vil ikke bare hjælpe med at holde medarbejdertilfredsheden på et højt niveau, men det kan også være med til at nedsætte udskiftningen i dit personale – den kan ofte være høj i restaurationsbranchen. Jo gladere dine medarbejdere er for deres arbejde, jo større chance er der for at de bliver længere. Når du ikke har stor udskiftning i dit personale, så sparer du faktisk også penge, fordi du ikke skal bruge tid og lønkroner på at oplære nye medarbejdere hele tiden. Så længe du anerkender og roser dine medarbejdere, så er chancen for at de bliver der altså meget større. De knokler hårdt, så husk at værdsætte dem. Du kan læse mere om, hvordan du holder dine medarbejdere glade her.

E-læring kan også være med til at undervise og dygtiggøre dine medarbejdere. Det kan både være i forbindelse med onboardingen af dine nye medarbejdere, hvor de f.eks. skal have undervisning i POS-systemet. Det kan også være i forbindelse med videreuddannelse af nuværende medarbejdere. Det kan give stor værdi for dig, fordi dine medarbejdere kan gøre det hvor som helst, når som helst, og derfor er du ikke afhængig af at skulle hive dem ud af service for at gennemgå e-læringen.

Det kan også være en fordel at have et intranet, fordi du her har muligheden for at melde ud til alle dine medarbejdere på én gang. Så skal du ikke have diverse grupper på f.eks. Facebook, hvor du hele tiden skal holde styr på, om den nu er opdateret med de medarbejdere, der rent faktisk arbejder i en af dine restauranter. Det giver også dine medarbejdere mulighed for altid at have adgang til f.eks. håndbøger, to-do lister eller, hvis du er ved at lave undersøgelser. Det kommer altså til at spare dig for en masse tid og slæb, hvis du har det hele samlet ét sted.

Det er også vigtigt, at du har den helt rigtige POS-løsning, der passer til behovene i dine restauranter. Her kan du spørge dine medarbejdere, hvad de vægter højt, da det jo oftest er dem, der står og bruger det. Vores erfaringer siger, at systemet skal være intuitivt og fleksibelt. Et intuitivt og fleksibelt POS-system er vigtigt, fordi det gør det nemt og hurtigt for dine medarbejdere at betjene systemet. Det kan spare tid i travle perioder og minimere fejl. Desuden kan et fleksibelt system tilpasses til dine specifikke behov og processer, hvilket kan øge effektiviteten i din restaurantdrift. Derudover er det også vigtigt, at du sørger for at holde dig ajour med forskellige softwareopdateringer. Hvis du har et POS-system fra OnlinePOS, så er det dog ikke noget, du skal bekymre dig om – det gør vi helt automatisk for dig. Oplever du problemer med dit OnlinePOS-system, så har vi også en 24/7 hotline, hvor du kan få kyndig vejledning til at få løst dit problem.

Det er en stor opgave at drive flere restauranter, og det kræver en betydelig mængde hårdt arbejde, dedikation og strategisk planlægning. Nu er du blevet klogere og bedre rustet til at tackle udfordringerne og gøre dine restauranter til endnu større succeser. Men husk, at din evne til effektivt at skalere dine restauranter i høj grad afhænger af din evne til at forblive organiseret og fokuseret. Det afhænger også af din evne til at holde dine ansatte engagerede og motiverede. Din succes i restaurationsbranchen ligger altså i dine egne hænder.

Jeg hedder Line. Jeg er content creator hos OnlinePOS. Jeg har tidligere været en del år i restaurationsbranchen, men nu sidder jeg og skaber indhold som du kan læse og måske drage nytte af.